Getting to Yes là một trong những quyển sách mà tôi thích nhất trong năm ngoái và một trong những mục tiêu trong năm nay là viết một chút về những bước trong Getting To Yes và cá nhân hoá nó để hình thành một chiến lược mà tôi có thể sử dụng. Bài viết này sẽ là bài viết đầu tiên của chuỗi đề tài đó.

Như có đề cập ở bài viết trước, trong Negotiation, bước đầu tiên bạn cần phải làm là Tách biệt yếu tố con người ra khỏi cái vấn đề đang được thảo luận, và một trong những yếu tố đầu tiên là Perception (Góc nhìn).

Cơ bản mà nói, bạn hay bất kì ai đều có một quan điểm riêng về chủ đề trọng tâm, hay nói cách khác là bạn chỉ nhìn cái thứ bạn muốn thấy. Chính vì thế, cái khả năng nhìn vấn đề theo cách mà đối phương thấy là một kĩ năng quan trọng, nhưng khó mà học được. Và nó cũng sẽ là chìa khoá giúp bạn có được sự ảnh hưởng nhất định đến đối phương. Ngoài ra, việc hiểu góc nhìn của người khác không có nghĩa là bạn đồng ý với họ, việc này sẽ giúp bạn nhìn lại góc nhìn của mình và có những điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn và đối tác. Cuối cùng, khi muốn hiểu về góc nhìn của người khác, bạn cần phải ngăn cản mình đưa ra những cái đánh giá khi chưa thu thập đủ thông tin về cách họ nhìn nhận.

Như vậy để hiểu được góc nhìn của người khác, bạn cần làm thế nào, ở đây tôi chia làm hai phần nội dung với các ý chính sau

Các gợi ý được cá nhân hoá

Phần nội dung này là những gợi ý mà tôi muốn cá nhân hoá nó với những ý tưởng mà bản thân sẽ sử dụng trong quy trình Đàm phán của mình.

Đặt bạn vào góc nhìn của đối phương

Đây là điều đầu tiên tôi nhắc mình phải nhớ bởi tôi nghĩ chúng ta sẽ có khuynh hướng bảo vệ góc nhìn của mình mà quên đi góc nhìn của người khác. Với bản thân tôi, một trong những việc quan trọng nhất mà tôi làm trong giai đoạn gần dây là đặt ra những câu hỏi cần thiết. Dĩ nhiên, câu hỏi như thế nào nó sẽ phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề. Ví dụ với lĩnh vực IT tôi đang làm, thì các góc nhìn có thể xoay quanh các vấn đề như Chi Phí – Thời gian – Tính năng. Gần đây tôi có gặp một tình huống khá thú vị, dĩ nhiên nó không quá khó để tìm ra được một giải pháp nhưng cũng là một cách để hiểu được góc nhìn của đối phương.

Câu chuyện xảy ra khi QCL của dự án phải đưa ra dự báo về thời gian cần để thực hiện công tác kiểm định chất lượng của sites. Ban đầu khi yêu cầu phải thực hiện 2 sites cùng lúc, bạn yêu cầu 17 ngày, và khi tách ra thành 2 giai đoạn riêng biệt cho từng site, bạn yêu cầu tương ứng 15 và 12 ngày.

Trong hoàn cảnh ấy, tôi thật sự hơi dội vì con số đó nếu đưa cho bên khách hàng, họ sẽ phản ứng. Thế nhưng việc đầu tiên tôi làm, là thử nghĩ lại cả quá trình làm việc trước đó khi các bạn thường xuyên không có đủ thời gian chạy test case và phải làm thục mạng để hoàn thành. Khi có được góc nhìn đó, tôi đẩy câu chuyện qua bước tiếp theo

Thảo luận góc nhìn

Tại bước này, tôi dành phần lớn thời gian đặt ra các câu hỏi cần thiết để có thể thảo luận. Nhưng điều đầu tiên tôi hỏi bạn, là thời gian này sẽ giúp team có thể dễ dàng run 2 phase riêng biệt để tránh tình trạng overload phải không? Khi hiểu rõ được cái góc nhìn đó, tôi đặt những câu hỏi liên quan tới cái thời gian bạn cần để hiểu rõ hơn nguồn gốc của con số đó. Đơn cử, đây là một vài câu hỏi mà tôi đã thảo luận cùng bạn:

• Tại sao khi làm cả 2 sites thì lại là 17 MDs còn nếu là 2 phase riêng biệt thì lại là thời gian đó?
• Tại sao mình lại cần số lượng đó cho một site gần như giống site ban đầu?
• MÌnh gặp những khó khăn gì dẫn đến con số đó?
• Điều gì là quan trọng trong những thông tin mà mình vừa thảo luận?

Và một điểm nữa khi thảo luận, tôi thử đặt ra những câu hỏi liên quan đến khách hàng để bạn hiểu được rằng tôi đang cố gắng đứng ở cả đôi giày bạn mang lẫn của khách hàng, cũng như chia sẻ quan điểm của mình

• Nếu mình là khách hàng, nhìn con số đó mình hay bạn sẽ thấy sao?
• Liệu những con số đó có làm ảnh hưởng đến plan – cost hay các vấn đề liên quan của khách?

Và để chia sẻ quan điểm của mình, trước đó bản thân tôi cũng đã liệt kê ra một vài điểm quan trọng mà tôi muốn nói liên quan đến dự án – sales – khách hàng và thậm chí là quy trình cũng như sự tham gia của bạn vào để bạn có thể có được những góc nhìn khác nhau bên cạnh góc nhìn của bạn. Tôi nghĩ chính cách làm này đã giúp bạn tham gia nhiều hơn vào việc thảo luận, chia sẻ, cũng là điều mà sách gợi ý. Và khi được tham gia vào quá trình đưa ra quyết định một cách hợp tác thì đó là bước khởi đầu khá thuận tiện cho quá tình đàm phán.

Một gợi ý cuối cùng mà tôi đang áp dụng để hình thành thói quen là viết ra những ideas và strategy mà mình tính sử dụng. Tôi nghĩ về mặt lâu dài khi bạn đã quen với các khái niệm và nguyên tắc này thì việc này có thể không cần thiết. Nhưng ở những bước đi đầu tiên, một vài idea được note lại sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai các ý tưởng và chiến thuật của mình

Nguyên tắc

Phần nội dung này cơ bản vẫn là những gợi ý mà sách chia sẻ, nhưng tôi tách nó thành những nguyên tắc mà bản thân mình cố gắng cam kết thực hiện, bao gồm các gợi ý sau

• Đừng diễn giải thông tin tin, lời nói với ý định tiêu cực

Thật ra trong suốt quá trình trao đổi, sẽ có những thời điểm bạn cảm thấy thông tin, lời nói họ đưa ra khá tiêu cực. Nhưng lời khuyên ở đây theo các tác giả là tuyệt đối đừng để điều đó ảnh hưởng tới bạn và bạn nên dặt cái tôi của mình qua một bên. Việc hiểu một cách giả định những điều họ nói theo hướng tiêu cực có thể ngăn cản câu chuyện của bạn diễn tiến tích cực. Việc bạn có thể làm là làm rõ điều họ nói thông qua những câu hỏi liên quan để diễn giải rõ ràng hơn. Trong tình huống xấu nhất, bạn có thể đề nghị tiếp tục cuộc nói chuyện tại một thời điểm khác phù hợp.

• Đừng đổ lỗi

Trong suốt quá trình nói chuyện, hãy cố gắng đừng point finger hay đổ tội bất kì ai. Điều này chỉ làm mọi thứ trở nên tiêu cực, đối tác/khách hàng sẽ trở nên phòng thủ hơn và sẽ làm ảnh hưởng tơi quá trình đàm phán của bạn.

• Giữ thể diện

Và cuối cùng, bất kì ai cũng muốn được giữ thể diện trong quá trình đàm phán. Tôi luôn dặn mình nhớ điều này bởi lẽ chính bản thân tôi cũng không muốn hình ảnh của mình trở thành người đi thoả hiệp. Họ cũng vậy. Chính vì thế, hãy tìm một cách giao tiếp để cả hai bên cùng giữ được sự tôn trọng lẫn nhau và điều này sẽ giúp quá trình đàm phán trở nên trơn tru, dễ dàng hơn

Như vậy, việc hiểu được góc nhìn của các bên liên quan là bước đầu tiên để bạn tách bạch yếu tố con người ra khỏi vấn đề đang thảo luận để tìm được tiếng nói chung. Phần tiếp theo mình sẽ tiếp tục chia sẻ về các gợi ý liên quan đến cảm xúc, vốn là một trong những yếu tố không thể nào tách khỏi trong quá trình đàm phán.