Từ trước đến nay, phần lớn các dự án tôi đều làm việc thông qua một bạn gọi là Client Contact PM. Bạn này có vai trò như một cầu nối giữa khách hàng và Delivery team, hay gọi nôm na là Dev team để giúp thông tin yêu cầu của khách hàng cũng như những giải pháp, phân tích cùng ảnh hưởng lên thời gian, chi phí từ team đến khách. Nói như vậy cũng không có nghĩa là tôi chưa từng làm việc trực tiếp với khách hàng, nhưng những tình huống đó xảy ra khi dự án đã đi vào giai đoạn Enhancement (tối ưu – cải tiến) hay Maintenance (bảo trì)
Những ngày gần đây, tôi có được may mắn tham gia vào một dự án mới cho tôi cơ hội trực tiếp làm việc với khách hàng ngay từ đầu. Chính vì thế, tuy chỉ mới khoảng 2 tuần nhưng bản thân tôi rất thích thú với cơ hội này vì nó mang lại rất nhiều bài học để tôi suy ngẫm. Một trong số đó là lần đầu tiên thực hiện Kick-off Meeting, nôm na là buổi họp để khởi động dự án.
Để chuẩn bị cho buổi họp này, tôi đã cùng sếp của mình dành khá nhiều thời gian để kiểm tra các tính năng yêu cầu, kế hoạch dự trù cùng bài thuyết trình để đảm bảo rằng mình vừa mang lại sự tin cậy vừa đủ, nhưng cũng nói lên những rủi ro đi kèm để khách hàng có một kì vọng phù hợp. Và cũng vì là lần đầu tiên trực tiếp thực hiện một cuộc họp như vậy, bản thân tôi không khỏi có chút lo lắng nhưng sau tất cả, tôi rút ra được kha khá những kinh nghiệm về mặt dự án lẫn khách hàng, chuẩn bị nội dung, mà cụ thể là một vài bài học sau đây
Xây dựng mối quan hệ
Khi bắt đầu cuộc họp, bên khách hàng đề nghị bên công ty tôi giới thiệu. Một trong những điểm tôi quên sau khi hoàn thành phần giới thiệu bên tôi là đề nghị khách hàng làm điều tương tự: giới thiệu chung các thành viên bên họ.Điều này là một tips nhỏ để thể hiện sự “vun vén” của chúng tôi để xây dựng mối quan hệ hợp tác. Nó cũng giống như tôi gặp bạn, bạn hỏi tôi giới thiệu, rồi tôi lại chả hỏi han gì bạn thì nó hơi “bất lịch sự”, lại thể hiện rằng tôi không hứng thú với mối quan hệ này.Để dự án thành công, xây dựng được 1 mối quan hệ tốt cũng là điều quan trọng và những hành động nhỏ thế này có thể đóng vai trò rất lớn trong việc thực hiện điều đó.
Mong muốn của khách hàng
Trong suốt buổi họp, khách hàng có những thời điểm đề nghị team rút ngắn thời gian phát triển, kiểm định để có thể deliver dự án sớm hơn. Câu trả lời của tôi lúc đó là ghi nhận và thảo luận với team. Thế nhưng điều tôi quên mất là đặt câu hỏi: Tại sao? Tại sao khách hàng lại có mong muốn như thế?Câu hỏi này sẽ giúp tôi hiểu nhiều hơn về cái quan tâm thật sự đằng sau yêu cầu của khách hàng. Hiểu được cái quan tâm cốt lõi này có thể mang lại cho tôi nhiều thông tin giá trị cho quá trình negotiation của mình sau này. Mà thật ra, cái quan tâm của khách hàng vốn dĩ vẫn là chìa khoá mà bản thân tôi luôn nhắc mình phải cố gắng lấy được nhằm thúc đẩy quá trình đàm phán mà bản thân tôi đang cố gắng cải thiện
Hoạt động tiếp theo (Next action)
Vào cuối buổi họp, CEO team bạn chia sẻ mong muốn cũng như lời cảm ơn chúng tôi khi tham gia vào dự án. Và khi nói xong, tôi hoàn toàn không biết nên phải trả lời như thế nào bởi tôi không hay nói những câu mang tính motivational. Nhưng thật ra khi nhìn lại, tôi nghĩ thay vì để cuộc nói chuyện rơi vào thinh không, tôi hoàn toàn có thể nói lời cảm ơn tương tự vì được tham dự vào dự án và tổng kết một vài công việc tiếp theo cần phải thực hiện để có thể thúc đẩy dự án.
Thật ra, dự án thì sẽ có vô vàn tình huống xảy ra và sẽ có hàng tá bài học để rút tỉa và cải thiện bản thân mình. Chỉ là, đây là lần đầu tiên tôi được trực tiếp thực hiện những việc tưởng không khó nhưng đôi khi cần phải tinh tế một chút để có thể hoàn thành nó tốt nhất. Vài dòng, chỉ hi vọng rằng dự án làm trực tiếp đầu tiên này sẽ tiến triển với thách thức, nhưng đủ “chân cứng” để go-live thành công.
Nhat Minh Ngo 