Có rất nhiều cách để quản lý thời gian của bạn, vậy bạn nên lựa chọn phương thức nào? Bài viết này sẽ trình bày về độ ưu tiên để bạn – với vai trò là doanh nhân, hay nhà quản lý, cân nhắc.
Thật ra, mỗi người chúng ta đều biết rằng thời gian là một loại tài sản quan trọng nhất. Mỗi ngày, mỗi người đều chỉ có được đúng một lượng tài sản nhất định và nhiệm vụ của mỗi người là phải tìm cách để sử dụng hiệu quả nguồn tài sản này. Điều này không phải là yếu tố ngoại lệ với những doanh nhân, hay những người làm công tác quản lý.
Về cơ bản, doanh nhân, người làm công tác quản lý thường đóng rất nhiều vai khác nhau trong công việc, hay nói cách khác là họ đội rất nhiều cái mũ khác nhau. Để thúc đẩy nhân viên hay chính bản thân mình tạo ra giá trị tối đa trong một ngày, họ cần phải sử dụng chế độ đa nhiệm để hoàn thành công việc một cách tốt đẹp nhất. Tuy nhiên, đa nhiệm, hay bất kì lối tắt nào đều dẫn đến trước hết là cảm giác mệt mỏi vì phải gồng gánh quá nhiều công việc, sau đó là hiệu quả của các công việc đó không thật sự cao. Với hoàn cảnh này, đi kèm với số lượng công việc ngày một nhiều hơn thời gian cho phép, câu hỏi đặt ra đầu bài lại là một vấn đề quan trọng: quản lý thời gian là điều bắt buộc – sự cân nhắc kĩ lưỡng về cách sử dụng thời gian là việc mỗi người cần phải thực hiện.
Vậy tại sao quản lý thời gian quan trọng?
Trong môi trường kinh doanh, dù bạn đóng vai trò quản lý hay là chủ doanh nghiệp, bạn đều đang có một nhiệm vụ quan trọng đó là làm việc để thúc đẩy doanh nghiệp đi lên. Với nhiệm vụ này, việc hiểu được độ ưu tiên, việc nào cần làm trước hay bao nhiêu thời gian cần được phân bổ cho việc đó cũng như cách thức thực hiện là việc rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển cuả doanh nghiệp.
Thêm vào đó, độ ưu tiên trong quản lý thời gian có vai trò rất quan trọng trong môi trường làm việc tập thể. Trong trường hợp này, bạn cần phải đóng vai trò lãnh đạo và là một tấm gương. Khi bạn hiểu được và thực hiện việc quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên, bạn sẽ truyền tải một thông điệp quan trọng đến các thành viên trong nhóm về tính hữu ích của kĩ năng này, đồng thời đó cũng sẽ là những ví dụ điển hình để họ học hỏi và thực hiện theo. Trong suốt quá trình này, khi mỗi người biết cách vận dụng kĩ năng này, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chắc chắn sẽ được cải thiện.
Vậy làm thế nào để bạn quản lý hiệu quả thời gian làm việc của mình, sau đây là các gợi ý hay công cụ mà bạn có thể áp dụng
Quy trình hoạt động
Đây được xem là một công cụ hiệu quả để quản lý thời gian, quản lý doanh nghiệp. Việc hình thành và chuẩn hoá một quy trình hoạt động có thể hỗ trợ công ty, ban quản lý nhận thấy được mục tiêu và hướng đi mà công ty đang hướng tới. Quy trình là một công cụ, nếu biết cách sử dụng hợp lý, sẽ giúp các doanh nghiệp, các nhà quản lý quản lý hiệu quả hơn thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc. Điều này là vô cùng hữu ích, đơn của một ngày làm việc thường chỉ voà khoảng 8 tiếng, không tính thời gian làm thêm. Trong 8 tiếng này, với vai trò là 1 nhà quản lý, bạn sẽ phải dành phần lớn thời gian của mình cho việc họp hành, trả lời mail, trao đổi công việc. Quy trình sẽ là công cụ giúp bạn hiểu được yếu tố nào quan trọng, và bạn đang lãng phí thời gian của mình cho những công việc nào.
Lên kế hoạch
Lên kế hoạch, lập thời gian biểu là một việc mà bất kì nhà quản lý nào cũng phải đặt lên hàng đầu. Việc này có thể được thực hiện bằng rất nhiều cách khác nhau như nhật ký, lịch làm việc, hay biểu đồ sử dụng thời gian để liệt kê ra các công việc phải làm. Việc lên kế hoạch nếu làm đúng các sẽ đòi hỏi mỗi người phải suy nghĩ thật kĩ về các công việc phải làm, độ ưu tiên của nó cũng như thời gian dành cho mỗi công việc đó. Thêm vào đó, việc lên kế hoạch bằng cách viết ra cách công việc sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa việc nhồi nhét quá nhiều thứ vào lịch trình của mình. Khi có được một bức tranh tổng thể về công việc bạn thực hiện, bạn sẽ phải chọn một số nhất định các công việc phải thực hiện trong khoảng thời gian giới hạn. Chính nhận thức này sẽ giúp bạn hiểu được vai trò của độ ưu tiên trong công việc.
Giao việc
Bên cạnh việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, một trong những điều khó khăn khác mà mỗi người làm quản lý phải đối mặt là giao việc. Tuy nhiên, trong thực tế thì rất nhiều nhà quản lý có xu hướng muốn tự làm một mình tất cả mọi việc hoặc sợ phải chia sẻ quyền lực của mình khi thực hiện kĩ năng giao việc.
Thế nhưng, bài học quan trọng ở đây là nếu bạn muốn tối ưu hoá thời gian để giúp bạn có thể tận dụng tất cả các kĩ năng tốt nhất của mình vào các công việc quan trọng, bạn phải học cách từ bỏ việc ôm đồm các nhiệm vụ không cần thiết, các công việc mà những người khác có thể thực hiện giúp bạn. Khi đó, bạn đã tự cho phép mình tập trong vào các nhiệm vụ cần thiết nhất như: lên kế hoạch chiến lược, định hướng, v.v.
Suy ngẫm
Chúng ta không thể phủ nhận rằng môi trường doanh nghiệp luôn mang theo nó một phong thái nhanh, gọn lẹ. Bạn nghĩ nhanh, quyết định nhanh chóng mà đôi lúc không cần phải có đủ thông tin, dữ liệu. Doanh nhân hay nhà quản lý làm việc trong môi trường này cũng vì thế mà phải vận hành mọi thứ một cách nhanh nhất có thể. Điều này tước khỏi họ cái quyền được lặng lại để suy nghĩ về những việc họ đã làm. Đánh giá độ ưu tiên trong công việc sẽ giúp họ có được “Thời gian” cho việc suy nghĩ này.
Chỉ với 5 hay 15 phút thảnh thơi đã là một cơ hội rất lớn để bạn suy nghĩ lại về những công việc bạn đã thực hiện, và đặc biệt là những công việc sẽ phải thực hiện. Khi đó, việc đặt ra các câu hỏi về quản lý thời gian sẽ mang ý nghĩa to lớn:
- Đâu là những việc quan trọng nhất phải thực hiện trong hôm nay?
- Lịch làm việc liệu có đang phản ánh độ ưu tiên này?
- Công việc đã được hoàn thành có phản ánh mức độ ưu tiên trên?
Thêm vào đó, cuối ngày cũng là một thời điểm quan trọng để đặt những câu hỏi mang tính đánh giá:
- Tôi đã hoàn thành những gì tôi muốn ngày hôm nay?
- Liệu có điều gì cần phải được thực hiện theo cách khác vào ngày mai?
Vô chiêu một cách có hữu chiêu
Những chia sẻ nói trên không nhằm khẳng định rằng bạn phải dành thời gian để lên kế hoạch cho từng phút mỗi ngày. Điều này không hiệu quả, thậm chí còn khiến bạn trở nên kiệt sức, nhất là khi kế hoạch không diễn ra theo ý bạn. Chính vì thế, một cách quan trọng khác để quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên là dành ra một khoảng thời gian trong tuần không được lên kế hoạch. Đó là khoảng thời gian mà bạn sẽ không thực hiện bất kì công việc gì quan trọng cả mà thay vào đó, bạn cho phép mình được suy nghĩ, và thư giãn nhằm sạc lại năng lượng cho chính mình.
Hơn nữa, việc cản lại cái mong muốn làm việc như một cái máy ở chính bạn là một điều mà bạn phải nghiêm túc thực hiện. Nghỉ ngơi chính là việc bạn cũng phải cam kết, bằng không hiệu suất của bạn sẽ sớm đi xuống. Đây là lúc bạn tắt chế độ làm việc: không email, không cuộc gọi công việc, không vấn đề cấp bách, v.v. – và nhớ là luôn có kế hoạch dự phòng cho những lúc như thế này – bạn có vai trò quản lý mà. Sau đó, hãy dành cho mình những khoảng khắc để thật sự được thoải mái thư dãn.
Phương thức khác
Cuối cùng, nếu những gợi ý nêu trên vẫn không hiệu quả, bạn có thể cân nhắc những giải pháp phân loại công việc và quản lý thời gian. Một trong số đó được đề cập tại post này với cách thức phân loại công việc để bạn hoàn toàn có thể tập trung vào những công việc mà kĩ năng của bạn được phát huy.
Hi vọng rằng đọc tới đây, bạn sẽ hiểu được hoặc nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng về nguồn “tiền” bạn có mỗi ngày cũng như cách bạn sử dụng nó. Kiểm soát được nguồn “tiền” này sẽ giúp bạn, đồng nghiệp và công ty của bạn có thể làm được nhiều việc hơn với hiệu suất cao hơn. Đó sẽ là bước đầu tiên trên con đường khởi nghiệp hay quản lý đầy chông gai.
Nguồn: Forbes
Nhat Minh Ngo 