Trong năm rồi, Getting Things Done là tựa sách mà tôi rất thích bởi hai điều: nó nói lên một khái niệm rất quan trọng với đặc thù công việc của tôi trong vai trò quản lý dự án. Hơn nữa, nó hình thành nên một quy trình hoạt động sẽ giúp bạn quản lý được công việc của mình. Chính vì thế tôi muốn viết bài này, trước tiên là để tóm gọn lại phần nội dung mà tác giả đề cập, sau đó làm tiền đề để tôi áp dụng quy trình trong sách, được cá nhân hoá cho bản thân mình.

Nội dung sách thật ra rất cơ bản thôi, cuộc sống của bạn đơn giản là một danh sách dài những công việc/tác vụ bạn phải nhớ và thực hiện. Vấn đề ở đây là những công việc này thường xuyên cư ngụ trong não khiến bạn phân tâm, qua đó việc hoàn thành chúng trở nên khó khăn. Việc cần làm là tìm cách giải phóng não của bạn khỏi việc ghi nhớ này để bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại, quản lý các tác vụ liên quan và biến giải pháp đó trở thành thói quen để áp dụng. Giải pháp đơn giản nhất là một danh sách To-Do nhưng tác giả đã khéo léo lồng thêm các nội dung quan trọng sau đây:

• Definition of DONE: tiêu chí để bạn biết rằng mình đã hoàn thành công việc đề ra
• Next Action: với công việc bạn cần làm, hành động tiếp theo bạn cần phải thực hiện để hoàn thành công việc là gì? Với bản thân tôi trong vai trò quản lý dự án, đây là một yếu tố rất quan trọng bởi nó sẽ xác định cụ thể cái hoạt động cần làm và người thực hiện nó để tránh mọi việc rơi vào quên lãng. Hệ thống được miêu tả trong sách cũng xem Next Action là một kim chỉ nam để thực hiện – phân loại tác vụ
• Reminder: là cơ chế để bạn hoàn thành công việc theo hạn định nhất định.

Dựa vào các key points trên, flow quan trọng nhất mà bạn cần phải thực hiện được thể hiện rõ ràng sau đây

Các bước quan trọng của Framework

Capturing – Liệt kê

Là bước đầu tiên khi bạn liệt kê ra tất cả mọi việc bạn cần phải thực hiện. Đầu ra của hoạt động này là các đầu mục được đặt vào danh sách “In”. Mục tiêu đơn giản là 100% loại bỏ những vướng bận đó ra khỏi đầu của bạn. Ở giai đoạn này, bạn hoàn toàn biết được mình đã hoàn tất khi không còn bất kì đầu mục nào khiến bạn cảm thấy vướng bận. Việc này nghe đơn giản nhưng sẽ tốn khá nhiều thời gian của bạn và tác giả gợi ý nếu được, bạn cần có 2 ngày liên tiếp để hoàn toàn liệt kê tất cả mọi thứ. Tuy nhiên, nếu việc này khá khó khăn, việc dành thời gian từng phần là một lựa chọn bạn có thể cân nhắc.

Sách cũng gợi ý một vài danh sách các đầu mục cơ bản để bạn cân nhắc, bạn có thể tham khảo danh sách thông qua link này

Clarifying – Làm rõ

Đây là bước mà bạn buộc phải xác định rõ là mình sẽ làm gì với danh sách mà bạn đã tổng hợp được ở trên. Câu hỏi quan trọng ở đây là: What is the next action? Next action về cơ bản là hành động vật lý tiếp theo mà bạn làm được với công việc đó. Như vậy, với một item cụ thể, sẽ có 3 tình huống sau đây xảy ra

• Nếu đó không có next action, bạn sẽ làm gì?
• Nếu có next action, thì đó là gì? Và action đó cần bao lâu để thực hiện?
• Và next action đó là một chuỗi các hành động cần thiết, bạn sẽ làm gì với item đó trong danh sách?

Lưu đồ trên hình có lẽ dễ dàng giúp bạn trả lời những câu hỏi trên để làm rõ mục mà bạn đang phân tích. Nguyên tắc quan trọng là bạn phải xử lý, phân tích từng cái một và quyết định action cho nó. Sau đó đặt nó vào mục tương ứng được chia sẻ ở Bước tiếp theo. Nên nhớ rằng bạn cần phải quyết định action, tuyệt đối không được phép để item đó trở lại trong danh sách chờ.

Organizing – Sắp xếp, phân loại

Sau khi đã quyết định action phù hợp cho từng item trong danh sách Chờ, bạn cần phân loại chúng vào các mục phù hợp. Thế nhưng, những danh mục đó được thiết kế như thế nào để giúp bạn quản lý các đầu việc, tài liệu và mọi thứ trong cuộc sống của bạn?

Về cơ bản, nhưng danh mục mà bạn thiết lập cần được phân chia một cách rạch ròi để tránh tình huống chúng dần hợp nhất với nhau trở thành 1 danh mục khác. Khi xảy ra vấn đề này, việc quản lý tác vụ sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Chính vì thế, việc kết hợp một danh mục phù hợp cộng với việc làm tốt bước Capture và Clarify sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý mọi việc hơn. Sau đây là một vài danh sách, cũng được thể hiện ở lưu đồ trên

• Calendar: danh sách cho các item có thời gian cụ thể
• Next Action list với các danh mục con phù hợp cho cuộc sống – công việc của bạn
• Non actionable list:
• Waiting For List: danh sách các tác vụ bạn cần được cập nhật thông tin từ người khác
• Reference Material: là danh mục để bạn quản lý các tài liệu, thông tin liên quan đến các dự án mà bạn thực hiện. Danh mục bao gồm cách bạn sắp xếp các thư mục/tập tin cho các dự án cụ thể hay cho mục đích chung.
• Project Reminders: giúp bạn quản lý các danh mục liên quan đến dự án của mình. Dự án ở đây được định nghĩa là các items có nhiều hơn 2 action để hoàn thành, và trong chính nó có thể tồn tại những sub-project khác.

Và để thực hiện bước này, theo tác giả nhận định bạn nên dành một khoảng thời gian cụ thể để thiết lập các danh mục – thư mục để bản thân sử dụng. Theo cá nhân tôi thì việc này nên được brainstorm trước khi bạn thực hiện các bước Capturing – Clarifying để bạn dễ dàng phân loại khi trả lời các câu hỏi trong lưu đồ.

Reflecting – Nhìn nhận, đánh giá

Như vậy, sau khi Capture – Clarify với hệ thống sắp xếp phân loại, bạn hoàn toàn có thể áp dụng framework này để giúp mình cải thiện hiệu năng làm việc lên một tầm cao mới. Thế nhưng, bất kì hệ thống hay mô hình nào cũng cần được nhìn nhận và cải tiến theo thời gian để nó sửa chữa những thiếu sót và cải thiện hiệu suất. Reflecting là bước cần thiết để thực hiện điều này khi nó cho bạn lùi lại 1 bước để nhìn toàn bộ hệ thống của mình thông qua Weekly Review, được tác giả gợi ý thực hiện mỗi cuối tuần.

Về cơ bản, Weekly Review sẽ ngốn của bạn đâu đó tầm 2 tiếng đồng hồ, mà tại đó bạn sẽ thực hiện hai việc cơ bản sau:

• Nhìn lại toàn bộ các đầu mục – danh sách Chờ – Danh mục và đảm bảo các mục mới được ghi lại (Capture) – làm rõ (Clarify) và phân loại (Organize). Ở việc này, hãy đảm bảo loại bỏ các đầu mục quá hạn để danh sách của bạn sẽ chỉ bao gồm các mục mới nhất.
• Việc cải tiến sẽ được thực hiện khi bạn nhìn lại toàn bộ quá trình của mình cùng với các ý tưởng sáng tạo cùng góc nhìn mới giúp mang lại thêm giá trị cho hệ thống, qua đó tác động tích cực đến cuộc sống và công việc của bạn.

Và để thực hiện việc này, lời khuyên của tác giả là một buổi chiều T6 nơi bạn có thể dành 2 tiếng đồng hồ sau khi hoàn thành mọi việc trong tuần để nhìn lại và đánh giá quy trình làm việc của bạn.

Engaging – Thực thi

Phần nội dung này nhằm giới thiệu tới bạn 3 cách để bạn xác định rõ thứ tự ưu tiên nhằm đưa ra các quyết định về việc bạn muốn thực hiện, bao gồm:

• 4-criteria model: dựa trên Ngữ cảnh – Thời gian – Năng lượng và độ ưu tiên
• Threefold model: Công việc định sẵn – công việc xuất hiện trong quá trình làm việc – Xác định công việc
• Và cách thức lên kế hoạch và đồng nhất cuộc sống của bạn giữa công việc – dự án hiện tại và các mục tiêu 2 – 3 năm, xa hơn là sứ mạng cuộc đời của chính bạn

Phần nội dung này thì không quá nặng nề nên tôi quyết định không đi sâu vào mà để bạn có thể tự tìm hiểu kĩ hơn trong sách

Cá nhân hoá Framework

Về mặt cá nhân, tôi nghĩ ngoài việc phải thiết lập các danh sách theo gợi ý của tác giả, bản thân tôi cũng cần lập ra một danh sách các hạng mục phù hợp với cá nhân và công việc cũng như các dự án mình đang theo đuổi. Hơn nữa, một hệ thống quản lý thư mục – thẻ tag sử dụng để phân loại cũng sẽ là một tác vụ mình cần phải thực hiện để dễ dàng quản lý tài liệu tham khảo hay tài liệu cụ thể của từng dự án

Kết luận

Getting Things Done là một quyển sách hay, đơn giản và dễ hiểu. Tuy nhiên, theo cá nhân mình đánh giá đây là một framework đòi hỏi bạn cần có sự kỉ luật nhất định để áp dụng nó nhằm nâng cao hiệu năng của bạn. Điểm trừ duy nhất mà mình thấy ở quyển sách này là tác giả tuy dụng ý tốt là giải thích cụ thể, nhưng có rất nhiều ý được lập đi lập lại hay có nhiều nội dung cá nhân mình thấy hơi thừa. Về mặt áp dụng, bản thân mình vẫn đang có kế hoạch áp dụng framework này cho chính mình và tôi sẽ chia sẻ thêm các bài viết khác về kết quả thực tế được áp dụng.