Chuyện để kể

Năm rồi, một dự án mình chạy có một số vấn đề dẫn tới quá trình Internal QC không đúng kế hoạch và để đảm bảo tiến độ, OT là một giải pháp không thể tránh khỏi trong hoàn cảnh này. Nhưng tại thời điểm ấy, các bạn đã trả qua gần 10 ngày liên tục chạy test cases và thậm chí, có bạn vừa ốm vừa phải tiếp tục làm vì mình và QC Lead không kiếm được một ai backup cho bạn. Chính vì thế, đây là giải pháp khá nhạy cảm bởi lẽ nó có thể đánh gục cái động lực các bạn đang làm vì dự án.

Mình ngồi xuống, nói chuyện với các bạn về tình hình thực tế và đưa ra lời đề nghị. Dĩ nhiên, mình cũng hiểu mong muốn có được ngày cuối tuần nghỉ ngơi, về quê hay phục hồi sức khỏe thay vì cắm mặt vào máy tính của cả team. Vì thế, thay vì áp đặt, mình lần lượt đưa ra các options khác nhau cho các bạn cân nhắc: từ hai ngày cuối tuần, xuống 1 ngày hoặc T7 hay CN. Các bạn đều từ chối vì đã quá mệt.

Cuối cùng, mình đưa ra một giải pháp mà mình nghĩ là ổn nhất: các bạn làm thêm trước và sau giờ làm việc vào 2 ngày đầu tuần, tổng số giờ gần như tương đương thời gian cần để hoàn thành kế hoạch. Giải pháp này nó đáp ứng được:

• Mong muốn được nghỉ ngơi cuối tuần của các bạn,
• Và mong muốn đảm bảo dự án kịp tiến độ của mình và các sếp

Các bạn đồng ý. Nhìn lại, câu chuyện này là một ví dụ rất điển hình của câu chuyện Đàm Phán, dù nó vẫn còn rất đơn giản chứ không quá phức tạp hay căng thẳng. Thế nhưng nó là điều giúp mình ngộ ra cái ý nghĩa thật sự của việc Đàm phán và cách thức đàm phán. Đó là lý do mình muốn viết một chuỗi bài về chủ đề này, bắt đầu bằng việc tóm lược nội dung quyển sách Getting To Yes

Getting To Yes

Về cơ bản, mọi thứ bạn làm trong cuộc sống đều gần như là đàm phán nhằm đạt được cái bạn muốn, và đây cũng là công việc mà một người làm quản lý dự án như mình phải thực hiện với Team – khách hàng – sếp hầu như mỗi ngày. Thế nhưng, có một vấn đề mà hầu hết tất cả mọi người đều gặp phải, bao gồm cả mình, là bước vào bàn đàm phán nhưng không có sự chuẩn bị kĩ càng về điều mình mong muốn, các giải pháp đề xuất. Đơn giản, mình chỉ biết được cái vị thế (position) mình muốn với dự án, ví dụ: không làm hay không hỗ trợ được yêu cầu thay đổi tính năng của khách hàng, và tự làm khó bằng cách cố định mình với cái vị thế đó. Cuộc đàm phán dần trở thành một trận kéo co bởi lẽ các bên đang tranh cãi cho cái tôi của mình thay vì tìm ra tiếng nói chung. Cách làm như thế này sẽ khiến quá trình đàm phán trở nên thiếu hiệu quả, tốn thời gian và thậm chí còn gây tổn hại đến các mối quan hệ cá nhân, vốn có thể trở nên tốt đẹp nếu các bên tìm được tiếng nói chung.

Getting To Yes là một tác phẩm kinh điển khi nó đưa ra cho bạn một framework để đàm phán với tên gọi là Principled Negotiation. Phương pháp này có các đặc tính cơ bản như sau

• Tôn trọng các bên tham gia đàm phán, và ưu tiên giải quyết một cách nghiêm túc với các vấn đề dựa trên các tiêu chuẩn khách quan
• Tìm kiếm lợi ích chung để đôi bên cùng có lợi

Và dựa vào đó, các tác giả đưa bạn đi qua 4 yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán

Tách bạch yếu tố con người ra khỏi vấn đề

Đơn giản thôi, bạn hay phía đối tác đều là con người, có cảm xúc, cái tôi, học vấn khác nhau. Trong một cuộc đàm phán, bên cạnh lợi ích mà mỗi bên theo đuổi, thì việc xây dựng một mối quan hệ hợp tác cũng là một mục tiêu quan trọng. Chính vì thế, việc gạt bỏ ra yếu tố con người hoàn toàn có thể huỷ hoại mong muốn này. Đơn cử như câu chuyện ở trên, nếu mình cứng nhắc buộc các bạn phải làm việc vào cuối tuần thay vì cân nhắc tới cảm xúc, sức khỏe của các bạn, có lẽ các bạn khó mà cam kết lâu dài với dự án nói riêng hay công ty nói chung

Chính vì lý do đó, bạn cần phải tách bạch mối quan hệ với vấn đề đang được thảo luận và giải quyết trực tiếp vấn đề đó thông qua việc cân nhắc các yếu tố sau:

• Perception (Góc nhìn): hiểu được góc nhìn của chính bạn hay đôi bên sẽ giúp quá trình đàm phán dễ dàng và chủ động hơn trong việc tìm ra giải pháp. Việc này thường dễ bị bỏ qua và đôi khi, thông điệp hai bên đưa ra dễ bị hiểu nhầm làm cản trở quá trình tìm kiếm tiến nói chung.
• Cảm xúc: bạn cần hiểu được cảm xúc của chính mình và đối tác, tôn trọng và sử dụng nó để xác định điều đôi bên mong muốn nhằm tìm ra giải pháp. Và đôi khi, đối tác có thể nổi giận và dù bạn cảm thấy bất công, tốt nhất, hãy giữ im lặng để họ được xả hết các cảm xúc tiêu cực. Đừng phản ứng. Hãy chỉ cho phép 1 bên được tức giận thay vì cãi tay đôi.
• Giao tiếp: cuối cùng, hãy tập trung lắng nghe để thấu hiểu mong muốn thật sự và đặt ra những câu hỏi cần thiết để làm sáng tỏ những điều họ đang nói. Điều này sẽ giúp bạn hiểu kĩ hơn góc nhìn, mong muốn cũng như những khó khăn về phía đối tác. Sau đó, bạn cũng nên, hay nói cách khác là phải trình bày một cách rõ ràng góc nhìn, khó khăn thậm chí cả cảm xúc mà bạn đang đối mặt trong quá trình đàm phán. Các bên cần hiểu rõ nhau để mong tìm được một tiếng nói chung.

Tập trung vào mối quan tâm chung thay vị thế

Như đề cập ở trên, đàm phán được thực hiện nhằm đáp ứng được cái mong muốn của các bên liên quan. Mong muốn này nó không nằm chỉ nằm ở vị thế mỗi bên mà ở trong cách họ suy nghĩ, được thúc đẩy bởi nhu cầu cá nhân/tổ chức. Chính vì thế, bên cạnh việc xác định và tách bạch yếu tố con người, bạn cần tìm cho ra được cái cái mong muốn thật sự của cả chính bạn cũng như đối phương, cũng như trả lời được những câu hỏi cần thiết liên quan đến quyết định/thông tin mà họ đưa ra. Điều này sẽ tạo tiền đề để bạn tìm ra được cái vấn đề thật sự để giải quyết và tập trung vào đó. Hơn thế nữa, việc làm rõ được vấn đề cũng sẽ giúp các bên dễ dàng nhìn ra được những lựa chọn nhằm đáp ứng được mong muốn, kì vọng.

Yếu tố quan trọng mà bạn cần phải làm là chuẩn bị kĩ càng nhằm chuyển đổi các mong muốn này thành các giải pháp, đồng thời đủ linh động để không gắn chặt mình vào giải pháp đó mà thay vào đó, đưa ra các biến thể của nó nhưng vẫn đảm bảo được lợi ích đôi bên mà không làm tổn hại đến mối quan hệ mà bạn đang xây dựng

Tìm ra các giải pháp đáp ứng lợi ích chung

Một vấn đề rất hay thường gặp trong quá trình tìm kiếm giải pháp là các bên thường nhìn nhận việc đàm phán như chia miếng bánh cố định, cùng các lựa chọn bị giới hạn. Tuy nhiên, với cách giải thích mà các tác giả mang lại, khi đã hiểu được cái lợi ích mong muốn thật sự, thì có rất nhiều khả năng cuộc đàm phán sẽ đưa ra được rất nhiều lựa chọn có thể xóa nhòa sự khác biệt cũng như đáp ứng được mong muốn đôi bên.

Tới đây, các tác giả đưa ra những gợi ý về cách thức bạn có thể sử dụng để tìm ra các giải pháp khi việc Brainstorm sẽ được thực hiện nhằm liệt kê ra rất nhiều các ý tưởng khả thi. Tại bước này, yếu tố số lượng quan trọng hơn chất lượng nên một nguyên tắc cần được đảm bảo là không được phép đưa ra những phán xét, đánh giá. Sau đó, các ý tưởng khả thi sẽ được thảo luận, kết hợp với Circle Chart nhằm đi đến các giải pháp cuối cùng. Một điểm mà mình rất thích đó là các tác giả cũng đưa ra các ví dụ cụ thể về các yếu tố khác biệt trong quá trình đàm phán và bạn có thể cân nhắc sử dụng nó để tối ưu hóa cho chính bạn.

Nhấn mạnh việc sử dụng các tiêu chuẩn khách quan

Và cuối cùng, trong suốt quá trình đàm phán, các tiêu chuẩn khách quan sẽ là la bàn hướng bạn đến kim chỉ nam “giải pháp”. Thực ra, điều này nên được làm rõ ngay từ khi cuộc đàm phán được bắt đầu để đảm bảo lợi ích các bên và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Hơn nữa, trong suốt quá trình phân tích – lên giải pháp – thảo luận, việc cam kết sử dụng các tiêu chuẩn này sẽ giúp việc đàm phán trở nên trơn tru hơn, cũng như giúp bạn dễ dàng đặt ra những câu hỏi cho đối phương để hướng họ việc sử dụng một tiêu chuẩn nhất định nào đó. Có rất nhiều giá trị mà bạn có thể cân nhắc như giá trị thị trường, cơ sở khoa học, quy định luật pháp, v.v.

Một ví dụ đơn giản là bạn hoàn toàn có thể hỏi đối tác rằng họ đưa ra mức giá đề nghị đó dựa trên tiêu chuẩn nào, và yêu cầu họ phân tích chi tiết ra từng phần để đi đến kết quả đó. Chính việc phân tích theo tiêu chuẩn như vậy sẽ giúp đôi bên nhận ra chỗ cần sửa chữa, tối ưu nhằm đi đến một mức giá mà hai bên thấy phù hợp.

Dĩ nhiên, như có đề cập ở trên, việc tập trung vào các tiêu chí khách quan không làm mờ đi việc bạn nên giữ một thái độ cởi mở, linh động khi vẫn cố gắng tôn trọng đối tác về mặt con người nhưng không đầu hàng với áp lực, chỉ thỏa hiệp với các tiêu chuẩn phù hợp

BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement

Thật ra, cả một quá trình nói ở trên, đọc và nghĩ thì thấy wow, có điều khi áp dụng vào thực tế thì không phải lúc nào mọi việc cũng tốt đẹp được như thế. Không phải lúc nào bạn cũng tìm ra được mong muốn, kì vọng của đối phương, hay cũng dễ dàng thảo luận dựa trên một tiêu chuẩn nhất định nào đó. Sẽ có lúc bạn đàm phán với một bên quyền lực hơn mình rất nhiều và bất kì giải pháp bạn đưa ra đều bị gạt đi không thương tiếc. Khi đó, BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) là cách mà các tác giả đề nghị sử dụng. Nói vui và đơn giản là không đàm phán nữa thì trả dép tôi đi về, nghiêm túc hơn thì nó sẽ cho bạn được những lựa chọn/phương án khi cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt.

Thật ra, để thực hiện việc này cũng khá đơn giản khi bạn chỉ cần nghĩ tới viễn cảnh đàm phán không thành công, và trả lời câu hỏi về việc bạn sẽ làm tiếp theo. Những options bạn nghĩ tới, nếu đủ tốt hoàn toàn có thể được gọt dũa để trở thành một lựa chọn để bạn bước ra khỏi cuộc đàm phán nhưng không hề sợ hãi.

Tại sao điều này là cần thiết? Thông thường thì việc không có một giải pháp dự phòng sẽ đặt bạn vào một tình thế buộc phải thỏa hiệp hay chấp nhận một giải pháp khiến bạn bất lợi. Hơn nữa, việc có được một giải pháp dự phòng vậy sẽ giúp bạn có thể chơi cuộc chơi đàm phán theo cách mà chúng ta thảo luận từ đầu: tôn trọng yếu tố con người, giải quyết vấn đề một cách trực diện cũng như dựa trên những chuẩn mực công bằng.

Dĩ nhiên, trước khi đưa ra cái lựa chọn cuối cùng này trên bàn đàm phán, bạn nên cân nhắc trước BATNA của đối phương và trong tình huống lựa chọn của họ hoàn toàn tốt hơn bạn, việc đưa ra BATNA của bạn không phải là một giải pháp hữu hiệu

Thật ra, bản thân mình hay bất kì ai khi bước vào bàn đàm phán, hãy luôn cho mình một đường lùi, đó là đứng lên và rời khỏi cuộc đối thoại ấy bởi lẽ bất kì ai cũng không muốn bị đặt vào một tình thế bất lợi, phải thực hiện những điều mà mình không thích và mong muốn. BATNA là một giải pháp bạn nên thực hiện để giúp mình luôn có được vị thế tốt trong bất kì cuộc đàm phán nào.

Đánh giá

Đây là lần thứ hai mình đọc Getting To Yes, và lần này mình đọc chậm hơn, kĩ hơn và ghi chú nhiều hơn để hình thành nên một quy trình và những chắt lọc của bản thân. Về tổng quan, đây là những cảm nhận chung của cá nhân mình

Điểm mình thích

• Nội dung sách rất thực tiễn khi định hướng cách thức đàm phán theo hướng đôi bên cùng có lợi
• Nội dung sách cũng đi kèm những giải đáp về những câu hỏi mà bạn có thể thắc mắc, cùng những gợi ý trong những tình huống để bạn thích nghi
• Cách trình bày cụ thể, chi tiết khi giải thích được mục đích của từng bước trong quá trình đàm phán. Hơn nữa, các tác giả cũng đưa ra các tips gợi ý cụ thể cho những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình này
• Đi kèm theo đó là khá nhiều ví dụ cụ thể về việc đàm phán giá thuê nhà, các ví dụ đàm phán giữa các quốc gia tại United Nation
• Sách trình bày ngắn gọn, không quá dông dài nhưng vẫn đủ các ý mà cá nhân mình thấy là cần thiết

Điểm mình không thích

• Sách thiếu đi một sơ đồ trực quan để bạn có thể dễ dàng nắm bắt các bước cần thực hiện trong quá trình đàm phán

Kết luận

Về mặt tổng quan, đàm phán là một việc mà bạn thường xuyên thực hiện trong suốt cuộc đời: nói chuyện với bạn đời, đàm phán mức lương, tiền thuê nhà, hợp đồng mua bán, lao động, v.v. Và đặc biệt với mình, kĩ năng đàm phán là một kĩ năng cần phải có để quản lý dự án. Mình cần phải nói chuyện với team để đưa ra những giải pháp nhằm thúc đẩy tiến độ, phải nói chuyện với khách hàng để tiếp thu các yêu cầu của họ và lên kế hoạch thực hiện, nhưng vẫn đảm bảo rằng team có đủ thời gian để thực hiện các yêu cầu đó với chất lượng tốt nhất. Getting To Yes đưa ra một giải pháp bản thân mình cảm thấy phù hợp và cam kết thực hiện trong năm tới để cải thiện kĩ năng nhằm đạt được những kết quả tốt hơn trong quản lý dự án. Mình cũng khuyến khích các bạn thử đọc qua quyển sách này và chắt lọc những nội dung phù hợp cho bản thân để giúp bạn đạt được những điều bạn kì vọng nhưng vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh. Cá nhân mình đặt mục tiêu áp dụng kĩ hơn những nội dung sách và sẽ chia sẻ các gợi ý – thông tin chi tiết ở từng bước trong Framework mà các tác giả chia sẻ. Các bạn đón xem nhé

Nhật Minh Ngô