Nên thẳng thắn trao đổi nơi công sở khi nào?

Bài lược dịch sau sẽ miêu tả chung các tình huống mà bạn/doanh nghiệp nên cân nhắc phương thức giao tiếp trực tiếp hơn là thư điện tử.

Internet và các công cụ đi kèm là nhân tố thay đổi cuộc sống con người, cách mà con người giao tiếp với nhau trong mọi hoàn cảnh. Những năm gần đây, việc trao đổi thông qua email trở nên phổ biến hơn rất nhiều và điều này đã làm thay đổi hoàn toàn cách mỗi người chúng ta giao tiếp tại nơi làm việc. Email mang lại những điểm tích cực lớn khi nó giúp mỗi người tiết kiệm thời gian, truyền đạt thông điệp một cách nhanh chóng mà không cần phải gặp trực tiếp đồng nghiệp. Tuy nhiên, sự thật thì tuy cách giao tiếp này tiện lợi về nhiều mặt nhưng nó cũng có những vấn đề, hạn chế khi so sánh với phương thức giao tiếp trong thế giới thực. Mà cụ thể hơn, trong một số trường hợp, việc giao tiếp thông qua thư điện tử, chat không thể thay thế được cách nói chuyện trực tiếp, nhất là với các vấn đề nhạy cảm. 

Bài viết sau được lược dịch từ Forbes, sẽ chia sẻ 13 tình huống mà bạn, với tư cách là nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp, cần xem xét việc trao đổi trực tiếp thay vì sử dụng các phương tiện điện tử:

1. Tình huống cần xây dựng lòng tin

So với công nghệ, con người chúng ta có khả năng đồng cảm, thấu hiểu tốt hơn rất nhiều. Việc sử dụng công nghệ để né tránh việc làm rõ trách nhiệm, hoặc chỉ đơn giản là thu thập thông tin về một ai đó sẽ đánh mất giá trị của tính đa dạng trong tập thể, nhất là với các tình huống mà thông tin cần được làm rõ. Chính vì thế, khi hoàn cảnh đưa ra đòi hỏi việc thấu hiểu, xa hơn là xây dựng lòng tin thì việc trao đổi trực tiếp sẽ mang lại hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Tình huống tăng cường sự gắn kết

Nghiên cứu được thực hiện bởi Forbes chỉ ra rằng các mối quan hệ với đồng nghiệp bắt đầu bằng việc nhận diện, ghi nhớ gương mặt của mỗi người. Sau đó, công nghệ mới đóng vai trò nâng tầm mối quan hệ khi 73% người được hỏi trả lời rằng Internet, email và các công cụ giao tiếp trực tuyến sẽ giúp xây dựng và tăng sức mạnh của các mối quan hệ đó. Chính vì thế, việc khởi đầu bằng cách trao đổi trực tiếp, kết hợp sự hỗ trợ của công nghệ sẽ giúp tăng cường sự kết nối, qua đó có thể tạo ra bước đột phá cho môi trường làm việc, tạo ra kết quả không ngờ. 

3. Khi cố gắng thúc đẩy đối thoại

Việc trao đổi trực tiếp sẽ luôn vượt trội hơn các phương tiện điện tử, nhất là trong hoàn cảnh bạn đang cố gắng xây dựng cuộc hội thoại. Việc sử dụng công nghệ đôi khi lại là giải pháp tồi tệ khi các nội dung cần được thảo luận chỉ nên được thực hiện bằng cách giao tiếp trực tiếp. Hơn nữa, việc không có khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể hay các phản ứng cảm xúc khác khiến công nghệ trở nên yếu thế hơn trong tình huống này.  

4. Nếu đó là cách đồng nghiệp/sếp bạn ưa thích

Việc hiểu được khán giả, văn hoá doanh nghiệp và các công cụ để lựa chọn cách đúng đắn để giao tiếp. Phương thức cá nhân của bạn có thể sẽ không đồng nhất với phương pháp phù hơp, hiệu quả nhất. Bạn nên xem xết sử dụng sự thấu hiểu để xác định cách tiếp cận tốt nhất để mang lại hiệu quả mà bạn mong muốn. 

5. Nếu thông điệp liên quan đến cảm xúc

Khi chúng ta giao tiếp qua các nền tảng điện tử, một trong những thách thức lớn nhất là chúng ta dễ dàng bỏ qua các yếu tố cơ bản của việc giao tiếp bởi nhiều lý do như tốc độ internet, công nghệ, sự mất tập trung. Chính vì thế, khi bạn cần truyền tải thông điệp liên quan đến các chủ đề mang tính cảm xúc, phương thức tốt nhất vẫn luôn là trao đổi trực tiếp để không có bất kì yếu tố hay thông tin nào bị hiểu nhầm. 

6. Tình huống quan trọng/khẩn cấp

Khi công việc đang căng thẳng, dự án đang gấp rút, cuộc hội thoại càng quan trọng lại càng cần phải được thực hiện một cách trực tiếp. Tuy nhiên, bạn có thể cân nhắc nội dung cần nói chuyện và thời gian vì đôi lúc việc trao đổi vấn đề nhanh chóng qua điện thoại cũng có thể thúc đẩy giải pháp tốt hơn so với việc tốn thời gian gặp trực tiếp, một cách gấp rút. 

7. Tình huống mang nội dung cá nhân

Phương thức đối thoại trực tiếp nên được ưu tiên hơn việc trao đổi thông qua email khi nội dung cần trao đổi là vấn đề cá nhân hay liên quan đến những nội dung nhạy cảm. Nguyên nhân là 

Giao tiếp trực tiếp phải luôn được ưu tiên hơn email hoặc văn bản khi có vấn đề về nhân sự hoặc nhạy cảm.  Các phương pháp giao tiếp dựa trên công nghệ thường không truyền tải được sự ấm áp hoặc giọng điệu phù hợp, trong khi các cuộc đối thoại trực tiếp có thể giúp đơn giản hoá việc chia sẻ về các chủ đề này. Trong thực tế, các nhà quản lý tạo một môi trường để các cuộc đối thoại mang tính cá nhân được tôn trọng, thấu hiểu thường có khả năng giữ chân nhân sự giá trị cao nhiều hơn. 

8. Tình huống xây dựng mối quan hệ công việc

Trong thời kỳ khủng hoảng như hiện nay, việc giao tiếp trực tuyến có thể được xem là cách nói chuyện chủ yếu với khách hàng hoặc đồng nghiệp. Tuy nhiên, nhiều quản lý, nhân viên cảm thấy kiệt sức sau các cuộc họp trực tuyến kéo dài, thiếu hiệu quả và thiếu tính kết nối giữa người với người. Vì lẽ đó, nếu hoàn cảnh cho phép, việc trao đổi trực tiếp cần được xem là ưu tiên khi bắt đầu các mối quan hệ kinh doanh mới: gặp gỡ các đối tác kinh doanh mới hoặc chào đón các đồng nghiệp mới. 

9. Tình huống liên quan đến mối quan tâm cụ thể

Trong thực tế, rất nhiều thứ có thể bị hiểu nhầm trong quá trình giao tiếp thông qua email hay các cửa sổ chat. Việc diễn giải sai thông điệp là một việc rất thường xuyên xảy ra. Chính vì thế, đừng lựa chọn con đường dễ dàng nhất khi không thẳng thắng nói lên vấn đề hoặc các nội dung có tính nhạy cảm. Nếu bạn có vấn đề gì hoặc có việc quan trọng cần thảo luận, lựa chọn tốt nhất vẫn luôn là sắp xếp một khoảng thời gian mà bạn và đồng nghiệp đều rảnh để có thể thảo luận chi tiết, qua đó đưa ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đó. 

10. Tình huống truyền đạt thông tin nhạy cảm

Giao tiếp trực tiếp chắc chắn luôn tốt hơn khi bạn, với tư cách là nhà quản lý, cần phải truyền đạt thông tin khá nhạy cảm, như đánh giá hiệu quả công việc. Trong tình huống này, nếu phương thức online được lựa chọn, các nhà quản lý sẽ phải có kĩ năng rất tốt trong việc kiểm soát cảm xúc, nhất là với các thông điệp có thể khơi gợi sự xúc động hoặc khó chịu . 

11. Tình huống thiếu sự kết nối

Việc gặp gỡ trực tiếp đồng nghiệp, nhóm làm việc của bạn là một trải nghiệm khác biệt hoàn toàn so với việc trao đổi trên không gian mạng. Sự thật thì trong hoàn cảnh dịch bệnh và sự phổ biến của các công cụ online này thì các cuộc họp online là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn không cảm thấy kết nối với đồng nghiệp, hay nhóm làm việc của mình thì có lẽ bạn nên xem xét sắp xếp việc gặp gỡ trao đổi trực tiếp với họ, qua đó nâng cao hiệu suất làm việc của tập thể.

12. Khi khách sẵn sàng chi tiền

Ngày nay, việc ngồi sau màn hình máy tính, với đường truyền internet và bàn phím, để giao tiếp là việc rất dễ dàng. Tuy nhiên, khi buộc phải đưa ra quyết định hay trong hoàn cảnh khách hàng của bạn đã sẵn sàng để chi tiền cho sản phẩm của công ty, việc trao đổi trực tiếp sẽ có hiệu quả hơn để tác động đến hành động của khách hàng, xây dựng niềm tin. Hơn nữa, việc trao đổi trực tiếp sẽ giúp bạn lắng nghe để thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, qua đó điều chỉnh thông điệp doanh nghiệp hay định hướng sản phẩm để có thể mang lại những trải nghiệm tốt hơn. 

13. Khi bạn cần để ai đó rời khỏi doanh nghiệp

Văn hóa làm việc doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào sự nhất quán trong cách doanh nghiệp hay chính bạn đối xử với các thành viên. Khi buộc phải để ai đó đi, hãy trực tiếp nói điều đó với họ.  Tại sao bạn cần nói chuyện trực tiếp với họ? Vì lợi ích của mọi người – để họ và tập thể có thể hiểu được đến gốc rễ của vấn đề, của tính thiếu hiệu quả. Chính bạn cũng sẽ học cách trở thành một người quản lý tốt hơn và đề nghị họ tiếp tục bước tiếp con đường họ nên đi. Ngược lại, nếu bạn không đủ can đảm thực hiện việc này một cách đúng đắn, những nhân viên, đồng nghiệp khác có thể đặt câu hỏi rằng ai sẽ là người tiếp theo “lên thớt”.  

Nguồn: Forbes